تعریف سازمان علاوه بر اینکه به ما می‌گوید سازمان چیست، ما را قادر می‌سازد که دربارۀ مباحثی مثل تعریف مدیریت، رفتار سازمانی، ارتباطات و فرهنگ سازمانی هم دید بنیادی‌تری داشته باشیم؛ مسئله این است که سازمان با اینکه یک مفهوم پرتکرار است اما کمتر کسی تعریف دقیقی از آن را مدنظر دارد و جوانب گوناگونش را می‌شناسد. ما اینجاییم تا با تعریف سازمان درباره بخش‌هایی از این مفهوم حرف بزنیم که دانستنش یک نتیجه عملی و کارکردی، درباره شناخت یک ساختار منسجم سازمانی به ما ارائه می‌دهد.
تعریف سازمان در لغت
فرهنگ فارسی معین تعریف سازمان را در سه بند بیان می‌کند: «1 – مجموعه شعب و کارمندان یک اداره یا مؤسسه، تشکیلات. 2 – مجموعه هدف‌مندی که پیرو یک نظام است. 3 – ساختار.» و لغت‌نامه دهخدا هم تعریف سازمان را با یک تعریف و مصداق‌هایش به ما می‌شناساند: «سازمان. (اِمص، اِ مرکب) تشکیلات. حالت قسمت‌هائی که واحد و مجموعی را برای انجام فعالیت‌های خاصی تشکیل می‌دهند. چون: سازمان حکومتی. سازمان نظامی. سازمان برنامۀ هفت ساله.». بر این اساس هدف‌مندی، نظام‌مندی و ساختارمندی از ویژگی‌های اساسی تعریف سازمان است.
سازمان در انگلیسی با لغت organization، شناخته می‌شود، وقتی برای شناخت تعریف سازمان به سراغ لغت‌نامه‌ها می‌رویم با نکات جالب‌توجهی مواجه می‌شویم. لغت‌نامه کمبریج تعریف سازمان در لغت را به این شکل ارائه می‌دهد: «گروهی از افراد که به روشی سازمان‌یافته برای یک هدف مشترک، با هم کار می‌کنند». لغت‌نامه مریام‌وبستر هم تعریف جذاب دیگری از سازمان ارائه می‌دهد: «عمل یا فرآیند قراردادن قسمت‌های مختلف چیزی در نظم خاصی به‌گونه‌ای که بتوان آنها را به‌راحتی پیدا یا استفاده کرد». سازمان‌یافتگی، انتظام و هدف‌مندی در اینجا هم ویژگی تعریف سازمان است و می‌فهمیم این ویژگی‌ها حداقل در دو زبان فارسی و انگلیسی اساس و بنیاد تعریف سازمان را می‌سازد.
تعریف سازمان از دیدگاه متفکران برجسته مدیریت
سازمان، ستون فقرات مدیریت است چون بدون یک سازمان کارآمد هیچ مدیریتی نمی‌تواند وظایف خود را به‌راحتی انجام دهد. در فرآیند مدیریت، سازمان سعی می‌کند فعالیت‌های مختلف را در یک کسبوکار ترکیب کند تا به اهداف از‌پیش‌تعیین‌شده دست یابد. سازمان، تعیین‌گر چارچوب ساختاری وظایف و مسئولیت‌های مورد نیاز پرسنل در اجرای وظایف مختلف با هدف دستیابی به اهداف تجاری و حتی غیرتجاری است. به‌عبارت‌دیگر، به‌سادگی سازمان تشکیل‌شده از مجموعه‌ای از افراد است که برای یک هدف مشترک با هم کار می‌کنند. سازمان جمع گروهی از مردم است که در یک مکان گرد هم می‌آیند و در تلاش برای رسیدن به یک هدف مشترک مشارکت می‌کنند. در همین راستا ما چندین تعریف سازمان از منظر متفکران برجسته و مهم علم مدیریت را آماده کرده‌ایم تا اصطلاح سازمان را در کلیت آن درک کنید.
سازمان، ابزاری برای دستیابی به اهداف سازمانی است
به نظر لویی آلن، سازمان فرآیند شناسایی و گروه‌بندی کارهایی است که باید انجام شود؛ تفویض مسئولیت و اختیار، ایجاد روابط به‌منظور توانمندسازی افراد و همچنین همکاری مؤثرتر با یکدیگر در دستیابی به اهداف، از کارکردهای یک سازمان است. به قول آلن، سازمان ابزاری برای دستیابی به اهداف سازمانی است؛ کار تک‌تک افراد مشخص است و اختیارات و مسئولیت‌هایی برای اجرای آن تعیین شده است.
سازمان، فرآیند تعیین وظایف برای رسیدن به هدف است
«سازمان، چارچوب ساختاری وظایف و مسئولیت‌های مورد نیاز پرسنل، در انجام وظایف مختلف در داخل شرکت است، در اصل سازمان یک طرح است که منجر به دستیابی به اهداف تعیین‌شده توسط مدیریت شرکت می‌شود». درواقع تعریف سازمان از دیدگاه ویلر این است؛ سازمانْ فرآیندی است برای تعیین وظایف و مسئولیت‌های افراد در یک شرکت به‌منظور دستیابی به اهداف سازمانی.
سازمان، محل هماهنگی افراد مختلف است
کونتز و اودانل تعریف سازمان را به این شکل بیان می‌کنند: «سازمان، فرآیندی است که کاری که افراد یا گروه‌ها باید انجام دهند را با امکانات لازم برای اجرای آن ترکیب می‌کند، به‌طوری که وظایف انجام شده، بهترین کانال‌ها را برای به کارگیری کارآمد، سیستماتیک، مثبت و هماهنگ فراهم می‌کند». سازمان، با تقسیم وظایف افراد مختلف به استفاده بهینه از منابع کمک می‌کند. ایجاد روابط مستحکم با پیش‌بینی هماهنگی بین آنها، هم به صورت عمودی و هم افقی در ساختار شرکت، دیگر تعریف سازمان از این منظر است. این نویسندگان سازمان را به‌عنوان نقطه هماهنگی بین افراد مختلف در تجارت می‌بینند.
سازمان، ارتباط بین عوامل گوناگون یک ساختار است
اشپریگل، تعریف سازمان را به این شکل ارائه می‌دهد: سازماندهی در معنای وسیع آن به رابطه بین عوامل مختلف موجود در یک تلاش معین اشاره دارد. کارخانه سازمانی است که در درجه اول به روابط داخلی داخل کارخانه مانند مسئولیت‌های پرسنل، ترتیب و گروه‌بندی ماشین‌ها و کنترل مواد می‌پردازد. از منظر شرکت به‌عنوان یک کل، سازمانْ رابطه ساختاری بین عوامل مختلف در شرکت است. اشپریگل تعریف گسترده‌ای از سازمان ارائه کرده است؛ او آن را به عنوان رابطه بین افراد و عوامل در بنگاه توصیف کرده است. بر همین اساس به نظر او همه عوامل تولید به‌منظور دستیابی به اهداف سازمانی هماهنگ هستند.
سازمان، سازنده هماهنگی است
جورج تری، تعریف سازمان را به این شکل ارائه می‌دهد: سازماندهی عبارت است از ایجاد روابط مؤثر اقتدار بین کار، افراد و مکان‌های کاری منتخب به‌منظور کار گروهی با همدیگر به‌نحوی مؤثر. سازمان از نظر تری، ایجاد رابطه بین افراد و کار است تا بتوان آن را به‌نحوی بهتر و کارآمد پیش برد. سی اچ نورثکات هم تعریف سازمان را در همین راستا اما به زبانی دیگر ارائه داده است: ترتیبی که به‌موجب آن وظایف به مردان و زنان محول می‌شود تا تلاشهای فردی آنها به‌نحوی مؤثر به اهداف کمابیش مشخصی که برای آن گرد هم آمده‌اند، کمک کند. به‌گفته نورثکات، هدف سازمان، هماهنگ‌کردن فعالیت‌های افراد مختلف شاغل در سازمان برای دستیابی به اهداف سازمانی است.
سازمان، یعنی تلاش کارکنان برای تحقق هدف
ال اچ هانی، تعریف سازمان را به شکل زیر ارائه داده و در آن بر نقش کارکنان تاکید کرده است: سازمان عبارت است از تنظیم هماهنگ قطعات تخصصی برای دستیابی به اهداف مشترک یا سازمان عبارت است از تنظیم فعالیت‌های مختلف برای دستیابی به اهداف مشترک. درواقع به نظر او سازمان مکانیزمی است که توسط مدیریت ایجاد می‌شود تا تلاشهای کارکنان را به منظور تحقق اهداف تعیین شده متحد کند.
ماهیت سازمان چیست؟
تعریف سازمان به ما نشان داد که وجود هدف مشترک، اولین علت وجود آن است. دلیل اصلی وجود یک سازمان، دستیابی به برخی اهداف مشترک است و درواقع ساختار سازمان به یک هدف مشترک محدود می‌شود. مورد دوم، تقسیم کار است؛ کار مورد نیاز برای دستیابی به اهداف به تعدادی کارکردهای اصلی و فرعی تقسیم می‌شود. این کارکردها در قالب دپارتمان‌ها سازماندهی می‌شوند. هر بخش، توسط یک متخصص اداره می‌شود. سومین مورد ساختار اقتدار است؛ این یعنی ترتیبی از موقعیت‌ها در سری‌های درجه‌بندی‌شده وجود دارد. چنین ترتیبی یک سری روابط برتر و فرعی را ایجاد می‌کند که زنجیره فرماندهی نامیده می‌شود. اختیار و مسئولیت در نسبت با این ساختار و مرتبط با پست‌های مختلف تعریف می‌شود.
چهارمین مؤلفه برای فهم ماهیت و تعریف سازمان، «گروه» است؛ یک گروه، افرادی هستند که عنصر پویای یک سازمان را تشکیل می‌دهند. آنها به‌صورت گروهی در بخش‌های مختلف یک سازمان کار می‌کنند. ارتباطات سازمانی، مؤلفه پنجم را می‌سازد؛ جریان آزاد ارتباط از طریق کانال‌های رسمی مختلف در میان افراد و در بخش‌های مختلف وجود دارد. سازمانْ محل شکل‌دادن به ارتباطات برای رسیدن به هدف است. عنصر ششم، هماهنگی است چون تلاشهای متنوع بخش‌های مختلف، از طریق فرآیند هماهنگی، به سمت هدف مشترک یکپارچه می‌شوند.
شاید دور از ذهن باشد اما ماهیت سازمان باید با توجه به محیط زیست در کلی‌ترین معنای آن، فهم شود چون هیچ سازمانی در خلا عمل نمی‌کند و عوامل اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و حقوقی بر محیط زیست تأثیر می‌گذارند. علاوه بر این هر سازمان تحت تأثیر عوامل داخلی مانند مواد، ماشین‌آلات، سطح فناوری، منابع اقتصادی، منابع انسانی و غیره است. بر این اساس هفتمین مؤلفه، محیط زیست است. هشتمین مورد هم که برای نگه‌داشتن یک سازمان همیشه لازم است؛ «قوانین و مقررات». به‌هر‌حال هر سازمانی توسط مجموعه‌ای از قوانین و مقررات و به‌منظور ایجاد عملکرد منظم افراد، تنظیم می‌شود.
ترسیم و تعریف سازمان با یک مدل ساده
با گذشت زمان، نویسندگان در عرصه علم مدیریت بر جنبه‌های مختلف سازمان‌ها تمرکز کردند تا بتوانند به سؤال سازمان چیست با ایجاد یک مدل ساده پاسخ بدهند. این کار به این دلیل بوده است که سایر تعاریف از سازمان می‌بایست که در نسبت با یک مدل پایه‌ای، تنظیم می‌شدند. بر این اساس چهار عامل زیر برای ترسیم یک مدل ساده به کار گرفته می‌شوند: 1. ساختار سازمان‌ها و نحوه سازماندهی کار، 2. افراد و نیازها و روابط آنها با دیگران در سازمان، 3. روش‌های تعامل سازمان‌ها با محیط‌های خارجی و 4. فرهنگ سازمانی یا ارزش‌ها و باورهای مطرح شده در یک سازمان. ترکیب همه این عناصر در یک مدل ساده از یک سازمان، شکل بالا را به ما می‌دهد. حالا خیلی مختصر در مورد هر یک از عناصر سازمان که در شکل بالا هم مشخص شده‌اند با یکدیگر حرف خواهیم زد و با توجه به انواع سؤالاتی که هر یک از آنها مطرح می‌کنند، بعضی از اصطلاحات را معرفی خواهیم کرد.
افراد به‌عنوان مهمترین مؤلفه مدل و تعریف سازمان
افراد یا همان people باید مهمترین بعد یک سازمان درنظر گرفته شوند، یک سازمان بدون کسانی که با و برای آن کار می‌کنند هیچ است. برخی از سؤالات مربوط به افراد در سازمان‌ها عبارتند از: انگیزه افراد برای کار چیست؟ تعهد به کار چگونه ایجاد می‌شود؟ چه چیزی یک رهبر خوب را می‌سازد؟ آیا می‌توان رهبری را آموزش داد یا رهبران خوب این‌گونه متولد می‌شوند؟ افراد درون گروه و در محل کار چگونه با یکدیگر تعامل دارند؟ چه عواملی باعث ایجاد یک تیم قدرتمند می‌شود؟ چه سبک مدیریتی در نسبت با افراد مناسب‌تر است؟
آنچه درباره مسئله افراد اهمیت دارد، این است که باید همیشه افراد را بر اساس وجود انسانی آنها مهم بدانیم. این یعنی قرار نیست افراد فقط و صرفا در ارتباط با اهداف سازمان، واجد ارزش باشند چراکه اگر صرفا هدف و سودآوری ناشی از رسیدن به هدف را مدنظر قرار دهیم و خودِ افراد را بااهمیت ندانیم و تصورمان این باشد که می‌توان به‌راحتی آنها را جایگزین کرد اصولا سازمان مدنظر ما در خلق ارزش و معنا در محیط کار ناتوان خواهد بود مگر اینکه به‌عنوان یک مدیر با استثمار نیروی کار افراد، مشکلی نداشته باشیم.
ساختار سازمان همچون ستون فقرات مدل سازمان
دومین مورد برای ترسیم مدل، ساختار یا همان structure است که اساساً به سه مورد اصلی ارتباط دارد؛ 1. نحوه تقسیم کار بین افراد مختلف، 2. سطوح مختلف سازمان و 3. مکانیسم‌هایی که اجازه می‌دهد کار افراد و گروه‌ها هماهنگ شود. بدون ساختار حتی فرض رسیدن به یک مدل ناممکن خواهد بود. البته باید توجه کنید که رسیدن به یک ساختار به‌معنای اجرای یک فرم غیرمنعطف و همیشگی نیست بلکه ساختار، نحوه شکل‌گیری فرآیندها و سازمان‌یابی موقعیت‌ها را تعیین می‌کند و برهمین‌اساس می‌تواند منعطف باشد و برمبنای زمان اصلاح شود و حتی تغییر کند.
فرهنگ سازمانی همچون روح مدل سازمان
سومین و جذاب‌ترین مورد برای ترسیم مدل، بحث فرهنگ سازمانی یا همان organisational structure است. کول، فرهنگ یک سازمان را به‌عنوان «الگوی غالب باورها و ارزش‌های مشترک» تعریف کرد. این ارزش‌ها ممکن است به‌نحوه برخورد سازمان با مشتریان خود، نحوه تعامل کارکنان با یکدیگر و ماهیت روابط بین مدیران و کارکنان مربوط باشد. فرهنگ یک سازمان ممکن است در نحوه لباس پوشیدن کارکنان، ساعات کاری و اینکه چه کسی در زمان قهوه یا ناهار با چه کسی همنشین می‌شود (اگر این موارد پشت میز افراد اتفاق نیفتد!) و اینکه چه نوع افرادی ترفیع می‌گیرند، مربوط شود.
سبک رهبری در یک سازمان سهم عمده‌ای در فرهنگ آن دارد. اغلب، ارزش‌های اصلی مؤسس سازمان در فرهنگ سازمانی گنجانده می‌شود و سپس توسط رهبری‌های متوالی منتقل می‌شود. فرهنگ سازمانی به هر سازمان «احساس» متمایز خود را می‌دهد – که در درجه اول توسط کارکنان و همچنین مشتریان تجربه می‌شود. این مورد می‌تواند دلیل اصلی این باشد که چرا بسیاری از کارکنان می‌خواهند به کار در یک سازمان ادامه دهند – یا اینکه چرا بسیاری تمایل به ترک آن دارند!
سیستم‌ها و رویه‌ها به‌عنوان بخش فرآیندی مدل
سازمان‌ها دارای تعدادی زیر سیستم و مجموعه‌ای از رویه‌های مرتبط هستند که از طریق آنها عمل می‌کنند. سیستم‌ها بسته به نوع سازمان متفاوتند. برای مثال سیستم اداری، یعنی «کار کاغذی» که از سیستم مداخله‌محور حمایت می‌کند و یا سیستم یادگیری-برنامه‌ریزی، یعنی سیستمی که برای نظارت، گزارش، ارزیابی و یادگیری باز هم از مداخله‌محوری بهره می‌برد. همچنین سیستم تأمین منابع مالی یا تأمین منابع، یعنی نحوه تأمین منابع و مذاکره در مورد شرایط یا انتظارات مرتبط با این منابع؛ این‌ها فقط مثال‌هایی درباره سیستم‌ها هستند و این لیست می‌تواند درباره تعریف سازمان و انواع سیستم‌ها و رویه‌های آن ادامه یابد.
محیط خارجی به‌عنوان لازمه فعالیت مدل
محیط خارجی یا همان external environment اصطلاحی است که قبلاً با آن برخورد کرده‌ایم. این اصطلاح به محیط فیزیکی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی و نهادی اطلاق می‌شود که سازمان‌ها در آن فعالیت می‌کنند. محیطِ توسعهْ مستعد، متنوع و پیچیده است و وظایف مدیران و نتایجِ توسعه را به‌شدت تحت تأثیر قرار می‌دهد. این مهم است که ارزش‌های خود را در نسبت با محیط خارجی بسنجیم تا بتوانیم بدانیم آیا این ارزش‌ها می‌توانند مناسبات محیط خارجی را تغییر دهند یا خیر؟ اگر بله چگونه؟!
اصلاً چرا تعریف سازمان مهم است؟
در اصطلاح عامیانه، می‌توان به سازماندهی به‌عنوان یک فعالیت برای ازبین‌بردن هرج‌ومرج و معرفی یک عملکرد سیستماتیک در شرکت نگاه کرد. اما طبق تعریف سازمان، سازمان به ایجاد اختیارات، تقسیم حجم کار، تعیین مسئولیت‌ها، گروه‌بندی وظایف و تخصیص منابع کمک می‌کند. بر این اساس اگر تعریف سازمان را دقیق نکنیم و اهمیت شناخت سازمان را جدی نگیریم، مسلماً با وجود یک تعریف مغشوش و مرزهایی نامشخص نخواهیم توانست اختیارات و همچنین تقسیم کار، مسئولیت‌ها، وظایف و منابع را واضح کنیم و سازمان که خودش باید در راستای سازماندهی و انتظام شکل بگیرد در اولین قدم باعث بی‌نظمی خواهد شد؛ پس تعریف سازمان به‌عنوان یکی از پایه‌ای‌ترین مفاهیم دانش مدیریت درواقع پی‌ریزی ذهنیت مدیران درباره بخش‌های گوناگون ارتباط سازمانی و مدیریت سازمان را باعث خواهد شد.
فرض کنید مثلاً شما قرار است برای سازمان خود به‌دنبال گواهینامه‌های ایزو باشید، حتی در این مورد اگر شما تعریف دقیقی از سازمان خود نداشته باشید و ندانید که جایگاه سازمان شما در نسبت با این گواهینامه‌ها چیست مسلماً قادر نخواهید بود که از بین این گواهینامه‌ها، ضرورت هر یک را پیدا کنید. بر این اساس است که گفتیم فهم دقیق تعریف سازمان درواقع از مدیریت سازمان تا تمام تصمیمات شما در هر موقعیت خاص را دربرمی‌گیرد.
